quarta-feira, 28 de novembro de 2012
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O talento educa-se na paciência
O talento educa-se na paciência
20 de setembro de 2012 por room4d
Recentemente detectamos num determinado cliente um padrão de comportamento bastante comum a todos os executivos: impaciência crônica. Diversos processos de coaching que estávamos aplicando convergiam, portanto, para a mesma necessidade, que é o desenvolvimento e aprimoramento desta habilidade tão essencial à saúde organizacional: a paciência.
As manifestações comportamentais apresentadas pelos gestores eram as mais variadas: agiam antes da hora, não toleravam um ritmo lento ou os processos desajeitados dos demais, não investiam tempo para ouvir ou compreender, pensavam que quase tudo tinha de ser feito mais depressa e em menos tempo, interrompiam os moderadores das reuniões com sua necessidade de terminar sempre antes, também interrompiam e terminavam frequentemente as frases dos outros e, muitas vezes, faziam suas próprias regras (sem esperar os outros). Alguns eram considerados egocêntricos (do tipo “faça do meu jeito e no meu ritmo”), outros davam a impressão de ser arrogantes, desinteressados ou mesmo sabe-tudo. Alguns eram orientados para a ação e opunham resistência à complexidade dos processos e problemas; outros se precipitavam para conclusões, em vez de refletir sobre os assuntos.
Veja, muitas pessoas têm orgulho de dizer que são impacientes e pensam que isso é sinônimo de alto desempenho e orientação para resultados. Isso é verdade apenas de vez em quando, principalmente quando os resultados estão atrasados ou os padrões são relaxados. Porém, em muitas situações, a impaciência é uma máscara para outros problemas e tem consequências sérias no longo prazo. Leva ao gerenciamento excessivo, a não desenvolver os demais, a canalizar apenas as suas soluções na organização, a monitorar demais e – finalmente – a afastar as pessoas com sua falta de tolerância.
Se, assim como eles, você se encaixa nessa descrição, compartilhamos a seguir algumas dicas fundamentais para iniciar uma jornada de transformação pessoal que neutralize esse tipo de atitude e permita que a paciência aflore numa proporção mais adequada:
1. Ouça ativamente. Sujeitos impacientes interrompem, terminam a frase dos outros quando estes hesitam, pedem às pessoas que se apressem; nas apresentações solicitam que pulem alguns slides e cheguem logo à conclusão, insistem para os outros não façam rodeios etc. Todos esses típicos comportamentos de alguém impaciente deixam os demais intimidados, irritados, desmotivados e frustrados, o que resulta em interações incompletas, relações danificadas, certa sensação de injustiça e humilhação durante todo o processo de comunicação. E tudo isso para quê? Para economizar alguns minutos preciosos do seu tempo? Fala sério! Adicione já cinco segundos ao seu tempo atual de “reação/interrupção”, até que pare de se comportar assim na maior parte do tempo. Aprenda a pausar para dar uma segunda chance aos demais. Conscientize-se: as pessoas geralmente se perdem nas palavras quando estão falando com alguém impaciente, apressando-se antes da primeira ou da próxima interrupção.
2. Atente para os sinais não-verbais. Obviamente os sujeitos impacientes dão sinais de falta de paciência durante seus discursos e suas atitudes, mas também sinalizam isso de forma não-verbal. Sobrancelhas cerradas, agitação corporal, dedo ou lápis batucando na mesa e, para completar, olhares furiosos. O que você pode fazer? Pergunte aos colegas em que mais confia quais são seus cinco sinais de impaciência mais frequentes. Trabalhe neles a fim de neutralizá-los.,
3. Cabeça fria. Sempre. Os sujeitos impacientes querem tudo para ontem. Ou melhor, anteontem. Não querem esperar. Às vezes, a falta de paciência vira perda de compostura. Quando as coisas não andam na velocidade desejada, tudo acaba num maremoto emocional. Acesse o post “Lidando com as ameaças: dez dicas para não perder a compostura”, para se aprofundar nessa dica.
4. Identifique quem o deixa impaciente. Algumas pessoas provavelmente o deixam mais impaciente que outras. Quem são elas? O que fazem que o deixam nesse estado? Será o ritmo? O idioma? O raciocínio? O sotaque? Esse conjunto de pessoas pode incluir quem você não gosta, quem “viaja na maionese”, quem reclama ou mesmo quem bate na mesma tecla, tentando defender coisas que você já deixou para trás. Treine mentalmente algumas táticas para se acalmar antes de uma reunião com elas. Tente entender suas posições sem julgá-las (julgue-as mais tarde). Faça com que essas pessoas se concentrem nas questões a ser discutidas, não permita que saiam do tema central. Se for necessário, interrompa para resumir e dar a sua opinião. Tente treiná-las para que se tornem mais focadas e eficientes da próxima vez que interagirem com você (mas sem prejudicá-las durante o processo).
5. Vigie de perto a sua arrogância. Quem possui uma qualidade que o destaque dos demais ou alcança um patamar significativo de êxito ou infelizmente recebe menos feedback. Portanto, continua passando por cima dos demais até sua carreira correr sério perigo. Se você é arrogante e desvaloriza quem tenta ajudá-lo, sinceramente deveria fazer um esforço redobrado para interpretar e ouvir os demais. Não precisa assimilar tudo, basta ouvir antes de reagir. Afinal, precisa acabar com a atitude do “o que eu quero/penso” e passar a se perguntar: “O que eles estão dizendo? Como estão reagindo?”.
6. Invista na receptividade e na acessibilidade. Sujeitos impacientes não recebem tanta informação quanto os que ouvem ativamente. E geralmente se surpreendem com os acontecimentos que os outros já previam. Não é de estranhar, afinal, as pessoas hesitam ao falar com quem é impaciente. É muito difícil. Elas não falam com os impacientes sobre seus pressentimentos, pensamentos inacabados, hipóteses e possibilidades. Portanto, você ficará de fora e não terá acesso a dados importantes que precisa para se tornar mais eficaz… Não julgue as comunicações informais. Apenas as receba. Mostre que entendeu. Faça uma ou duas perguntas. E acompanhe o caso mais tarde.
7. Desacelere. Os demais nem entenderam direito o problema, e os impacientes já estão dando respostas, soluções e chegando a conclusões muito cedo. Dar soluções de forma acelerada fará com que os demais fiquem dependentes e irritados. Se você não ensiná-los como pensar e como encontrou uma solução tão rapidamente, eles nunca vão aprender. Não se apresse para definir realmente o problema. Não despeje as soluções impacientemente. Faça um brainstorming para descobrir quais perguntas precisam ser respondidas para resolver o problema. Dê ao seu pessoal a tarefa de pensar sobre o assunto durante um dia e voltar com algumas soluções. Seja um professor, e não um ditador de soluções. Invista no autoconhecimento. Faça um diário do que causou o seu comportamento e quais foram as consequências observadas. Aprenda a detectar e controlar seus desencadeadores (antes de ficar em maus lençóis).
8. Pare de fiscalizar frequentemente. Os impacientes verificam tudo com muita frequência. Como estão as coisas? Já terminou? Vai terminar quando? Deixe-me ver o que já fez… Isso é um inconveniente para o devido processo e desperdiça tempo. Quando distribuir uma tarefa ou atribuir um projeto, estabeleça pontos de verificação prévios. Você também pode criar pontos de checagem com base no percentual do trabalho concluído. “Venha falar comigo quando concluir 25%, assim poderemos fazer correções no meio do caminho, e, depois, quando concluir 75%, para fazermos as correções finais.” Deixe-os descobrir como fazer a tarefa. Segure-se para não verificar o trabalho fora do cronograma e dos percentuais estabelecidos previamente.
9. Deixe os demais resolver. Olhe mais para as soluções dos demais. Provoque discussões e divergências, receba as más notícias de braços abertos e peça para os demais apresentarem a segunda e terceira soluções que encontraram. Um truque útil é atribuir questões e perguntas antes mesmo de pensar nelas. Duas semanas antes de tomar uma decisão, peça ao seu pessoal para examinar uma questão e dar um retorno dois dias antes de você ter de lidar com o assunto. Dessa maneira, você ainda não terá nenhuma solução. Isso motiva bastante o pessoal e o faz parecer menos impaciente.
10. Não transforme a falta de paciência numa barreira para o desenvolvimento de sua equipe. Descubra como as pessoas realmente se desenvolvem. Com sua impaciência, o mais provável é que você não vá desenvolver nenhuma habilidade nos demais, já que o desenvolvimento não funciona em curtos períodos e com uma supervisão de perto. Como você verá no post publicado (“Acima e avante! Desenvolvendo os colaboradores diretos”), tarefas desafiadoras, dar feedback durante o percurso e incentivar o aprendizado são pontos primordiais. Pessoas impacientes raramente desenvolvem os demais.
Para essas e outras habilidades, conte comigo.
Pablo
P.S. E não se esqueça: para seguir a Alliance Coaching no Facebook, acessehttps://www.facebook.com/coachingderesultados.
Não agonize, organize-se!
Não agonize, organize-se!
19 de outubro de 2012 por room4d
Fica mais fácil concretizar algo, quando todos estão indo na mesma direção, certo? Também fica mais fácil ter um bom desempenho quando você tem todas as ferramentas e os recursos de que necessita, correto? Sem contar que fica mais fácil trabalhar quando todas as pessoas que precisa ao seu lado lhe dão o apoio desejado, não? E não podemos nos esquecer de que é uma satisfação trabalhar por meio dos outros, mesmo quando não temos autoridade direta sobre eles, concorda?
Bem, a menos que você seja do tipo masoquista e não queira se sentir realizado no trabalho, é fundamental compreender que, para que tudo isso se transforme em realidade no seu dia a dia, é necessário investir na capacidade de se organizar e de organizar o cenário ao seu redor.
Para isso, gostaria de compartilhar algumas dicas que, apesar de básicas, são capazes de trazer esta habilidade à tona. Veja se são tão úteis para você quanto para os meus clientes:
1. Crie metas e indicadores. Nada mantém os projetos dentro do cronograma e do orçamento como metas e índices. Pode acreditar. Estabeleça metas e indicadores para que, tanto você quanto os outros, possam acompanhar o progresso em relação ao cenário almejado.
2. Elabore um plano. Grande parte da desenvoltura começa com um plano. O que preciso alcançar? Qual é o prazo? De quais recursos vou precisar? Quem controla os recursos dos quais necessito: pessoas, verbas, ferramentas, materiais, apoio? Qual é a minha moeda de troca? Como posso pagar ou recompensar por esses recursos? Quem ganha se eu ganhar? Quem poderia perder? Apresente o trabalho de A a Z. Isso mesmo: de A a Z. Muitas pessoas são vistas como desorganizadas porque não escrevem as sequências ou mesmo partes do trabalho e, portanto, deixam alguma coisa passar. Também peça aos demais para comentar sobre a ordem e o que está faltando.
3. Corra atrás dos recursos. O que tenho de dar em troca? O que posso comprar? O que posso tomar emprestado? Pelo que preciso trocar isso? Quais as coisas das quais preciso que não posso pagar ou trocar?
4. Procure apoio compartilhando suas metas. Divida suas missões e metas com as pessoas que precisam apoiá-lo. Tente pedir a opinião delas. Quando você faz perguntas, os demais geralmente cooperam mais. Descubra como as pessoas que apoiam a sua iniciativa podem vencer ao seu lado.
5. Delegue. Concretizar projetos grandes, longos e abrangentes inclui realizar as várias tarefas que os compõem. Uma descoberta clara das pesquisas é que as pessoas que têm autonomia trabalham durante mais tempo e com mais afinco. As pessoas gostam de ter controle sobre seu trabalho, determinar como vão fazê-lo e ter a autoridade para tomar decisões. Portanto, delegue tudo o que puder junto com a correspondente autoridade. Outra descoberta clara é prestar atenção nos elos mais frágeis, que geralmente correspondem aos grupos ou elementos com os quais você menos interage, ou ainda sobre os quais tem menos controle (talvez alguém em uma localidade remota, um consultor ou mesmo um fornecedor). Mantenha contato dobrado com esses possíveis elos fracos.
6. Administre a complexidade. Muitas tentativas para concretizar algo envolvem a gestão de múltiplas tarefas ao mesmo tempo. Se tiver um plano mestre, as coisas certamente ficarão mais fáceis. Se delegar parte do trabalho, ficarão ainda mais.
7. Gerencie os recursos limitados com eficiência. Fique de olho no orçamento. Planeje as despesas cuidadosamente. Tenha reservas, para o caso de algo inesperado acontecer. Crie uma linha do tempo para cada conta, assim pode acompanhar as despesas em andamento.
8. Fique frio. Algumas pessoas ficam aturdidas quando muitas coisas estão acontecendo ao mesmo tempo. Um plano é de grande valia nessas horas. Delegar é de grande ajuda. Metas e indicadores também. Agora, atenção: ficar frustrado quase nunca ajuda.
9. Comemore o êxito. Crie o costume de compartilhar os sucessos e as recompensas. Isso facilitará quando precisar turbinar seus talentos da próxima vez.
10. Procure ajuda em modelos de sucesso. Encontre alguém no seu ambiente de trabalho que seja bom em organizar pessoas e coisas. Observe o que ele faz. Como isso se compara à maneira que tipicamente você realiza as coisas?
Para essas e outras habilidades, conte comigo.
Pablo
PS – Tem interesse nesse assunto? Para me seguir no Facebook, acessewww.facebook.com/coachingderesultados
Postura defensiva? Quem? Eu?!
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Postura defensiva? Quem? Eu?!
7 de novembro de 2012 por room4d
Acredito que todos nós concordamos que o autoconhecimento é indispensável para obter sucesso. Apesar disso, muitos assumem uma postura defensiva ao longo de suas carreiras, e isso definitivamente não contribui em nada para seu êxito profissional. Quer saber o porquê?
Porque agindo dessa forma as pessoas vão lhe dar menos feedback e, assim, você dependerá demais de uma autopercepção incorreta. Com o tempo, seus pontos cegos se multiplicarão (coisas que os demais sabem sobre você, mas que você nega ou não está consciente de que faz) e, mais cedo ou mais tarde, um deles vai acabar estabelecendo um teto para o seu crescimento. Aguarde e verá.
Mas há uma luz no final do túnel. Para neutralizar essa triste possibilidade, indique aos demais que está aberto a ouvir o feedback deles, por mais equivocado ou injustificado que seja, e que vai levar a opinião deles em consideração.
É simples, mas não é fácil. No entanto, a recompensa será concreta: atuando dessa maneira, você vai adotar iniciativas de desenvolvimento e aprimoramento ao reagir a uma parte dessa avaliação. Digo parte, pois existe uma grande probabilidade de que outras parcelas da avaliação sejam descartadas ou então contestadas. Faz parte do processo.
Fica claro o risco inerente à postura defensiva? Somente por meio do feedback é possível fazer essas três coisas – reagir, descartar e contestar – que possibilitarão uma carreira mais sólida e fértil.
Chego, assim, ao cerne deste post: dez dicas que podem ajudá-lo a aceitar as críticas como uma oportunidade para aprender.
1. Solicite um feedback 360°- Assumir uma postura defensiva é um grande empecilho para um autoconhecimento amplo e fidedigno. Quem fica nessa posição se superestima aos olhos dos demais. Se for visto como uma pessoa que nega suas falhas, talvez acabe ficando sobrecarregado quando os outros tiverem finalmente a chance de lhe dar feedback. As avaliações que fizerem de você serão mais baixas que o justificado, afinal, eles pensam que a mensagem precisa falar mais alto para penetrar seus escudos de defesa. Ao adotar uma postura defensiva, a melhor estratégia para saber o que os demais realmente pensam é pedir uma avaliação 360°, no qual todos ficam no anonimato e alguém do departamento de RH coleta as informações e as interpreta para você. Se pedir a avaliação diretamente, em virtude do seu histórico de ficar na defensiva diante das críticas negativas, é pouco provável que fique sabendo a verdade. Afinal, ninguém gosta de dar feedback verdadeiro e útil nesses casos. Pode apostar.
2. Gerencie sua reação – Você precisa treinar como vai se manter calmo, enquanto recebe uma avaliação negativa. Precisa mudar sua forma de pensar. Ao receber um feedback, seu único trabalho é compreender exatamente o que as pessoas estão querendo lhe dizer. Nesse momento, não cabe aceitar ou rejeitar os comentários. Isso virá depois. Treine mentalmente como reagirá de maneira calma ao feedback negativo, quando chegar a hora de enfrentar essa situação. Crie táticas automáticas para “desligar” ou adiar sua reação emocional. Algumas delas incluem desacelerar, tomar notas, fazer perguntas de esclarecimento, pedir exemplos concretos e agradecer por dizerem o que disseram. Afinal, você sabe que não foi fácil para eles.
3. Independentemente do quão exato, aceite o feedback - Lembre-se de que as pessoas suspeitam de que você não consegue receber feedback de jeito nenhum, que se acha perfeito, que está se defendendo de qualquer coisa que indique o contrário do que pensa e que, muito provavelmente, vai culpar quem fez uma avaliação composta por informações inválidas. Elas esperam que a conversa seja dolorosa, tanto para elas quanto para você. Para pôr um fim nesse círculo vicioso, você precisa seguir as regras do bom ouvinte. Apesar de parecer um tanto injusto, deveria inicialmente aceitar todo feedback como fidedigno, mesmo quando sabe que esse não é o caso. E digo mais, precisa ajudar os demais a dar feedback desde o principio, de forma que superem o medo em relação à sua histórica postura defensiva. Se a distorção for séria, você pode voltar e consertar depois.
4. Reflita sobre o feedback – Depois da sessão, quando a poeira baixar e puder compreendê-la melhor, anote todas as críticas em fichas ou bloquinhos (tipo Post-it). Crie duas pilhas: “Críticas possivelmente verdadeiras” e “Acho que viajaram na maionese”. Peça a ajuda de alguém de confiança e que lhe conheça bem, assim não vai se iludir. Para os comentários verdadeiros, indique para as pessoas que deram o feedback que compreendeu a mensagem, considera que tem fundamento e que tentará fazer alguma coisa a respeito. Quanto aos demais, que não são verdadeiros, divida a pilha entre críticas importantes para você e o que é trivial ou irrelevante. Jogue fora os irrelevantes. Para os comentários que provavelmente não são exatos, porém são importantes, reorganize a pilha de acordo com o que é uma ameaça à sua carreira (se os meus superiores realmente achassem isso de mim, minha carreira estaria comprometida) e o que não é um obstáculo. Jogue fora o que não for um entrave. Repasse a pilha que sobrar com o seu superior imediato e/ou mentor, para ver qual é a opinião geral sobre você. Isso o deixa com duas novas pilhas: o que acham (mesmo que não seja verdade) e o que não acham de você. Jogue fora a pilha “não acham”. Use a pilha que sobrar para criar um plano e convencer as pessoas ao seu redor – atente: com ações, não com palavras – de que as críticas que fizeram sobre você em breve não serão mais verdadeiras.
5. Demonstre que leva o seu desenvolvimento a sério – Diga quais são suas necessidades de desenvolvimento e peça ajuda aos demais. Uma das melhores maneiras de evitar críticas é mencioná-las primeiro e deixar as pessoas entrar nos detalhes. Pesquisas apontam que os outros tendem mais a ajudar e a dar o benefício da dúvida a quem admite suas fragilidades e tenta fazer algo para consertá-las. Afinal, eles sabem que é preciso coragem.
6. Foque no problema – Uma consequência natural da postura defensiva é a resistência a qualquer coisa que seja nova ou diferente. Nas suas interações diárias com outras pessoas, essa posição pode fazê-lo parecer fechado ou resistente a pontos de vista novos ou diferentes. O primeiro passo que você precisa dar é desligar o programa de avaliação e rejeição e passar a escutar mais. Faça mais perguntas: “Como chegou lá?”, “Você prefere isto ou aquilo ao que estamos fazendo agora?”. Se discordar, dê os seus motivos primeiro. Então, peça aos outros para criticarem a sua resposta. Direcione sua divergência para a natureza do problema ou a estratégia: “O que estamos tentando resolver? Qual é a causa? Quais perguntas deveriam ser respondidas? Que padrões objetivos poderíamos utilizar para medir o sucesso?”.
Em vez de discutir sobre a divergência entre a sua opinião e a da outra pessoa, concentre-se nos critérios usados para tomar uma decisão. Adote um estilo mais aberto. Todo esse esforço renderá poucos frutos, se você não demonstrar que está aberto aos demais, interessado no que eles têm a dizer, compartilhar coisas pessoais que não precisaria compartilhar e incentivar outras pessoas a dar sua opinião enquanto as ouve. Você precisará persistir, resistir não só a eventuais rejeições, mas talvez até a alguns comentários furiosos e desdenhosos, para poder equilibrar a situação. Pratique mentalmente para não ser pego de surpresa. Como os outros esperam que você reaja às críticas ficando na defensiva, você precisa tomar a iniciativa e se abrir para a conversa.
7. Transforme os pontos cegos em fragilidades reconhecidas - O que mais coloca a nossa carreira em risco são os pontos fracos que realmente temos, mas que negamos ou rejeitamos. Isso significa que damos continuidade ao nosso desempenho como se fôssemos muito bons, quando na verdade não somos. Veja, é melhor ter um ponto fraco conhecido e admitido. Sabemos que não somos bons nisso, então nos esforçamos mais, pedimos ajuda, delegamos, encontramos um coach ou um mentor, lemos um livro ou contornamos o problema. Sua nova tarefa na vida é eliminar todos os pontos cegos. Transforme todos os seus pontos cegos em pontos fracos conhecidos, e os pontos fracos conhecidos em uma habilidade. Assuma como sua expedição pessoal descobrir o que todo mundo realmente pensa de você.
8. Revele mais sobre você -Pessoas que ficam na defensiva geralmente são tímidas e pouco acessíveis, quando o assunto envolve informações pessoais, principalmente se possíveis fragilidades ou erros forem o tema. Os tipos de revelação de que as pessoas mais gostam são: 1) os motivos por trás daquilo que você decide fazer; 2) sua autoavaliação; 3) informações que eles desconhecem, mas que você sabe que está rolando na empresa e tem liberdade de divulgar; 4) tanto coisas positivas que lhe aconteceram quanto momentos que o fizeram passar vergonha; 5) comentários sobre o que está ocorrendo ao seu redor (evitando ser negativo sobre os demais); e 6) seus interesses fora do trabalho. Essas são as áreas que deveria aprender a revelar mais. Se divulgar sua autoavaliação sobre seus possíveis pontos fracos, isso diminuirá a quantidade de vezes que precisará ficar na defensiva. Esses dados que quebram o gelo abrem as portas para um tipo de relacionamento que lhe proporcionará mais feedback.
9. Evite reações ríspidas e precipitadas – Isso provavelmente vai lhe causar problemas. Você pode tirar conclusões apressadas, rejeitar categoricamente o que os outros dizem, usar um linguajar agressivo ou ainda rapidamente negar ou culpar alguém. Então, as pessoas o veem como alguém fechado e combativo. De maneira mais negativa, podem até pensar que acha que os demais são estúpidos ou desinformados. Se for visto como uma pessoa intolerante, os outros geralmente irão se embaralhar nas próprias palavras, enquanto se apressam para falar com você, e tentarão encurtar o próprio argumento, pois acham que você não vai ouvir mesmo (“então de que adianta?”). A saída é sempre fazer perguntas de esclarecimento primeiro, para receber mais informações, e preparar uma reação mais calculada e calma.
10. Tome cuidado com a linguagem não verbal – A maioria das pessoas que fica na defensiva possui um ou mais sinais não verbais que indicam que não aceita o que os demais estão dizendo. Podem ser sobrancelhas cerradas, olhar vazio, vermelhidão, agitação corporal, o dedo ou a caneta batucando na mesa, apontar etc. A maior parte das pessoas ao seu redor reconhece esses sinais. E você? Pergunte a alguém de confiança o que geralmente faz. Tente eliminar essas atitudes não verbais que têm efeito negativo.
Para essas e outras habilidades, conte comigo.
Pablo
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7 Dicas para Ouvir Efetivamente
1 de março de 2010 por room4d
Para ter êxito no seu trabalho, líderes devem escrever, falar e ouvir efetivamente. Destas 3 habilidades, ouvir efetivamente talvez seja a mais importante, considerando que eles são demandados a fazê-lo com significativa frequência. Infelizmente, ouvir provavelmente também é a habilidade mais difícil de dominar…
Ouvir efetivamente é um desafio e tanto, em parte porque as pessoas frequentemente estão mais focadas naquilo que estão falando do que naquilo que estão ouvindo de volta. De acordo com um recente estudo realizado pela Harvard Business Review, as pessoas consideram que as mensagens que elas enviam são mais importantes do que as mensagens que elas recebem. Geralmente, aqueles que enviam pensam que aquilo que elas deixam na caixa postal dos outros é mais útil e urgente do que pensam as pessoas que recebem tais dados.
Além disso, ouvir é difícil porque as pessoas não se dedicam tão intensamente nisso quanto deveriam. Ouvir dá a sensação de acontecer tão naturalmente que colocar um monte de energia nisso não parece fazer sentido. Entretanto, dedicar-se intensamente e energia é exatamente o que ouvir efetivamente demanda.
Líderes devem ouvir explicações, raciocínios e defesas sobre iniciativas e estratégias. Eles estão constantemente se comunicando com diferentes profissionais cujas bagagens vão de contabilidade à finanças, de marketing à TI. Além disso, as explicações de diferentes equipes sobre qualquer iniciativa pouco ortodoxa frequentemente introduz um desafio significativo às habilidades de escuta do líder. Assim, compartilho as seguintes técnicas que estes líderes podem utilizar para aprimorar essa habilidades:
1. CONCENTRE-SE NO QUE OS OUTROS ESTÃO DIZENDO.
Quando está ouvindo alguém, você frequentemente se vê pensando numa tarefa cujo prazo de entrega está se esgotando? ou mesmo numa questão familiar importante? No meio de uma conversa, você percebe às vezes que não ouviu uma única palavra do que a outra pessoa falou? Pois é, a maior parte dos indivíduos falam numa velocidade entre 175 a 200 palavras por minuto. Entretanto, pesquisas sugerem que nós somos capazes de processar palavras numa velocidade de 600 a 1.000 palavras por minuto. O papel do líder hoje em dia é muito rápido e complexo e, considerando que o cérebro não utiliza toda a sua capacidade ao ouvir, a mente do líder talvez devaneie pensando em perguntas e explicações que ainda estão por vir ao invés de ouvir a mensagem presente. Esta energia mental não utilizada pode ser uma barreira para ouvir efetivamente, fazendo com que o líder perca ou mal interprete o que os outros estão falando. É importante, portanto, que o líder se concentre naquilo que os outros estão dizendo de forma a que uma comunicação efetiva possa se estabelecer.
2. ENVIE A MENSAGEM NÃO VERBAL QUE VOCÊ ESTÁ OUVINDO.
Quando alguém está falando com você, você mantém contato visual com essa pessoa? Você demonstra a quem fala que você está ouvindo balançando afirmativamente a cabeça? Sua linguagem corporal transmite a mensagem de que você está ouvindo? Você se inclina para frente e não utiliza suas mãos para brincar com objetos? A maior parte dos peritos em comunicação concorda que mensagens não verbais podem ser 3x mais poderosas do que mensagens verbais. Uma comunicação efetiva fica difícil sempre e quando você envia uma mensagem não verbal que você não está realmente ouvindo…
3. EVITE CONCLUSÕES PREMATURAS.
Ao ouvir, você frequentemente realiza julgamentos imediatos sobre o que o outro está falando? Você assume ou imagina o que o outro vai falar a seguir? As vezes você descobre mais tarde que errou na correta interpretação do que o outro estava lhe dizendo? Considerando que o ouvinte pode escutar numa velocidade maior daquela que a maior parte dos locutores fala, existe uma tendência a concluir rápido demais. Esta tendência é talvez o maior obstáculo para ouvir efetivamente. É especialmente importante evitar conclusões prematuras quando se ouve uma pessoa com a qual você não concorda. Quando os ouvintes começam a discordar da mensagem enviada, eles tendem a mal-interpretar o restante da informação e a distorcer o significado originalmente pretendido de forma a que seja consistente com as suas próprias crenças.
4. EVITE FICAR DEFENSIVO.
Você alguma vez levou para o lado pessoal o que outra pessoa falou quando aquilo que ela dizia não tinha nenhuma conotação pessoal? Você alguma vez ficou zangado em relação ao que outra pessoa disse? Ouvir cuidadosamente não significa que você sempre vai concordar com o ponto de vista do outro, mas significa sim que você vai tentar ouvir o que a outra pessoa está dizendo sem ficar exageradamente na defensiva. Tempo demais gasto explicando, elaborando e defendendo sua decisão ou posição é um sinal seguro que você não está ouvindo. Isto ocorre porque seu papel mudou de um no qual você ouve para outro no qual você convence os demais que eles estão errados. Depois de ouvir uma posição ou uma sugestão que você não concorda, simplesmente responda com algo do tipo: “Entendo o seu ponto. Apenas discordamos nessa questão.” Ouvintes efetivos podem ouvir calmamente uma outra pessoa mesmo quando esta outra pessoa está discorrendo críticas injustas.
5. PARAFRASEIE.
Parafrasear é a arte de colocar em suas próprias palavras aquilo que você considera que ouviu e dizê-lo de volta ao locutor. Por exemplo, um subordinado pode dizer: “Você foi injusto ao me dar uma nota tão baixa na minha avaliação de desempenho. Você me avaliou abaixo do João. Eu posso fazer o trabalho melhor do que ele e, além disso, estou há mais tempo aqui. ” Parafraseando uma resposta seria: “Vejo que você está transtornado em relação à sua avaliação Você acha que foi injusto eu ter avaliado você desse jeito.” Parafrasear é uma excelente técnica para melhorar suas habilidades de ouvir e resolver problemas. Primeiro porque você tem que ouvir com muito cuidado caso você deseje parafrasear exatamente o que você ouviu. Segundo porque uma resposta parafraseada vai clarificar o locutor qua a mensagem dele foi corretamente recebida e encorajá-lo a expandir aquilo que ele está tentando comunicar.
6. OUÇA (E OBSERVE) SENTIMENTOS.
Ao ouvir, você se concentra apenas nas palavras que estão sendo ditas, ou você também se concentra na forma como elas estão sendo ditas? A forma como o locutor se posiciona, a tom de sua voz e a inflexão que ele utiliza, bem como o que o locutor está fazendo com as suas mãos, tudo isso faz parte da mensagem que está sendo enviada. Uma pessoa que altera sua voz está provavelmente ou zangada ou frustrada. Uma pessoa olhando para baixo enquanto fala está provavelmente ou sem-graça ou envergonhada. Interrupções podem sugerir medo ou falta de confiança. Pessoas que fazen contato visual e se inclinam à frente estão em principio exibindo confiança. Discussões podem refletir preocupação. Silêncio inadequado pode ser sinal de agressão e ser entendido como punição.
7. FAÇA PERGUNTAS.
Você geralmente faz perguntas quando está ouvindo uma mensagem? Você tenta esclarecer o que uma pessoa disse para você? Ouvintes efetivos se asseguram que eles escutaram corretamente a mensagem que está sendo enviada. Faça perguntas para esclarecer pontos ou para obter informação adicional. Questões abertas são as melhores. Elas demandam que o locutor passe mais dados. Formule suas perguntas de forma a que fique claro que você ainda não chegou a conclusão alguma. Isso vai assegurar a quem envia a mensagem que você só está interessado em obter mais e melhores dados. E quanto mais informações você como ouvinte tiver, melhor você pode responder à comunicação do locutor.
OUÇA ATIVAMENTE
Em suma: nem todo mundo possue o mesmo estilo de escuta, mas líderes que utilizam escuta “ativa” estão mais propensos a se tornarem melhores ouvintes. Escuta ativa demanda qua o receptor de uma mensagem deixe da lado a crença de que ouvir é fácil, que acontece naturalmente, para dar-se conta que ouvir efetivamente requer intensa dedicação. Aí o resultado da escuta ativa é uma comunicação mais eficiente e efetiva.
À propósito, aproveite que você está aquecido em relação ao tema e faça a “prova dos nove”: o Teste Para Avaliar Sua Habilidade de Ouvir.
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